Cu ceva timp în urmă am susținut un training pentru studenții din AIESEC. Am avut astfel ocazia să întâlnesc o echipă de tineri și să-i cunosc pe câțiva dintre ei. M-au surprins plăcut prin dorința sinceră de a realiza proiecte interesante, din care să dobândească cât mai multă experiență pentru activitatea viitoare.

Aici am întâlnit-o pe Alina Ilie, o studentă dornică să contribuie, să se implice în activitatea organizației, dar care avea anumite rețineri, care o făceau să bată pasul pe loc.  I-am propus o sesiune de coaching. Dând dovadă de deschidere,  a acceptat și astfel ne-am ”întâlnit” pe Skype.

Am discutat deschis problemele  care o frământă, dar pe care din motive de confidențialitate privind relația Coach-Coacheee, nu le voi dezvălui. Cu permisiunea ei, am să vă dezvălui doar una dintre ele, referitoare la cum construiești și motivezi o echipă.

Nu știam prea multe despre ea, dar după discuția purtată mi-a mărturisit: ”Deși nu mă cunoașteți, m-ați intuit foarte bine și ceea ce am discutat mi-a clarificat direcția de urmat”. Ce mi-aș fi putut dori mai mult?

Chiar dacă au venit sărbătorile și sesiunea, a lucrat la ceea ce își propusese. A făcut research, a analizat și în final a scris un articol despre motivarea echipei. Am fost foarte încântată de munca ei și deoarece cred că și alții pot învăța din el, îl redau mai jos, cu permisiunea ei.

*****

Cum construiești și motivezi o echipă AIESEC

Autor:  Alina Ilie

Președinții de proiect (team leader-ii) din AIESEC reprezintă middle managementul organizaţiei şi sunt consideraţi principalii responsabili de un anumit proiect. Chiar dacă în general voluntarii AIESEC sunt dornici să lucreze împreună, entuziaşti şi inovatori, sunt momente în care întâmpină dificultăţi şi devin mai puţini motivaţi în a-şi duce munca la capăt. Iată câteva sfaturi adresate team leader-ilor AIESEC pentru a-şi motiva echipa în situaţii dificile.

1.     Make every step count!

Unul dintre privilegiile pe care le are președintele de proiect este acela de a alege, printr-un interviu, cine va face parte din viitoarea sa echipă.

Profită de această oportunitate și nu transforma interviul într-o probă de foc în care candidatul trebuie să răspundă ca la carte la întrebarea standard „Care sunt calităţile şi defectele tale principale?”. Încearcă să pui întrebări concrete, adecvate viitorului proiect; de exemplu, transformă întrebarea de mai sus în „Care din calităţile tale te-ar recomanda pentru acest proiect?”

La fel de importante sunt motivaţia personală în a aplica pentru un post şi viziunea candidatului asupra proiectului respectiv, precum şi ceea ce speră să obţină prin participarea la proiect. Foarte utile sunt şi întrebările legate de situaţii ipotetice care pot să apară pe parcursul proiectului, întrebări care trebuie adresate atât candidaţilor fără experienţă, cât şi celor care au mai lucrat înainte în AIESEC. Acestora din urmă le poţi cere să îţi dea exemple de situaţii care i-au pus în dificultate (precizând şi motivul) sau situaţii în care au reuşit să se gândească la o idee inovatoare.

Atunci când analizezi cum a decurs interviul, acordă atenţie şi modului în care a decurs interacţiunea dintre voi, gândeşte-te cum te-ai simţit petrecând un anumit timp cu acel candidat şi dacă te-ai simţi confortabil să colaborezi pe termen lung, dacă ţi-a inspirat încredere şi dacă a părut dornic cu adevărat să facă parte din viitoarea echipă. Dacă un voluntar AIESEC îşi doreşte foarte mult să facă parte din echipa ce va desfășura proiectul, atunci cel mai probabil, dacă va fi acceptat, va fi şi motivat să lucreze pentru a contribui la succesul proiectului. Ar fi bine ca pe parcurs să monitorizezi dacă motivația respectivului membru a rămas aceeași, cu alte cuvinte, dacă așteptările lui legate de proiect au fost confirmate de realitate. În caz contrar, acesta își va pierde interesul și dorința de muncă. Câteva soluții pentru această situație voi oferi în cele ce urmează.

2.     „Together we stand, divided we fall!”

În cadrul AIESEC, se pune foarte mare accent pe spiritul de echipă, îndeosebi pe întrajutorare, şi se poate întâmpla ca un membru să se ofere sau să fie nevoit să muncească în locul altuia, atunci când acela nu îşi poate îndeplini sarcinile. Totuşi, această disponibilitate a membrilor de a ajuta la nevoie, adică de a îndeplini sarcini care nu-i revin, ar trebui fructificată doar în situaţii de urgenţă.

Un proiect decurge bine atunci când fiecare membru are sarcini trasate clar și legate de motivația lui, iar acest aspect influenţează şi motivaţia de a munci. Ca team leader, asigură-te că toţi membrii îşi înţeleg sarcinile şi, la fel de important, asigură-te că nu dai o sarcină prea uşoară cuiva cu o experienţă îndelungată. Pe termen lung, o asemenea „strategie” va deveni o sursă de demotivare, de frustrate şi de tensiune între președintele de proiect şi membrul echipei.

De asemenea, orice membru se va simţi mai motivat să muncească dacă lucrează cu cineva cu care se află în relații bune; cum în AIESEC adeseori o echipă se împarte în grupuri de câte doi, asigură-te că împarţi echipa astfel în cât grupurile să fie formate din membrii care au strategii de lucru asemănătoare şi care pot avea o colaborare productivă.

3.     Document everything and keep your eyes on the prize!

Adeseori se crede că cea mai mare sursă de motivaţie o reprezintă recompensele financiare, dar de asta nu poate fi vorba în cadrul unei echipe de voluntari J Atunci când sunt întâmpinate dificultăţi, când echipa începe să fie demoralizată şi să îşi piardă încrederea că poate duce proiectul la bun sfârşit, îţi poţi motiva echipa amintindu-le de realizările obținute până atunci şi că, dacă s-au descurcat până acum, înseamnă că au resursele necesare pentru a depăşi obstacolul prezent și a finaliza cu succes proiectul.

Un mod simplu de a face asta, şi, în acelaşi timp, de a urmări constant evoluţia proiectului, e să monitorizezi activitatea fiecărui membru (cum şi când îşi îndeplineşte sarcinile). Există foarte multe programe care te pot ajuta, de la Google Drive cu spreadsheet-urile aferente până la diagrama Gantt, dar uneori se dovedeşte mai eficient ceva palpabil, cum ar fi un tablou de bord pe care îl poţi agăţa în biroul vostru, pe care poţi ataşa sticky notes cu sarcinile fiecărui membru, acestea urmând a fi mutate ulterior în zona sarcinilor îndeplinite, la timpul potrivit.

4.     The carrot and the stick

Dacă tot am ajuns la capitolul sarcini îndeplinite, nu uita să îţi lauzi echipa atunci când merită! O altă sursă de motivaţie este recunoaşterea publică a eforturilor şi realizărilor membrilor echipei tale.

În cadrul AIESEC, poţi face asta cu prilejul întâlnirilor săptămânale ale Local Committee AIESEC Cluj, când îţi poţi lăuda echipa în faţa tuturor colegilor din Cluj. NOTA BENE: deşi laudele se fac în public, atunci când trebuie să critici un membru al echipei, e mai bine să fii discret. Îl poţi chema la o întâlnire separată sau îi poţi da un telefon; astfel vei avea timp să îi explici clar şi raţional unde a greşit şi să îl întrebi dacă s-a gândit cum poate remedia situaţia. Acel membru al echipei va aprecia cu cât tact ai gestionat situaţia, te va respecta ca team leader şi va fi motivat să muncească mai bine de atunci înainte.

5.     Communicate, communicate, communicate!

E adevărat că team leader-ul este cel care ghidează echipa într-o anumită direcţie, dar asta nu înseamnă că trebuie să iei decizii de unul singur. Implicându-i şi pe ceilalţi membrii ai echipei în procesul decizional, le arăţi că le preţuieşti părerile şi le oferi o motivaţie în plus ca să muncească pentru binele proiectului.

Cere, de asemenea, celor cu care lucrezi să îţi dea feedback pe parcursul proiectului. Poţi crea un document pe care membrii să îl completeze (chiar dacă „o dau anonimă”, ca în Caragiale, pentru un plus de sinceritate), răspunzând la întrebări concrete precum „Cum crezi că a acţionat team leader-ul XY în situaţia Z? Crezi că tu ai fi avut o idee mai bună în locul lui?” ş.a.m.d.

6.     Practice what you preach!

Chiar dacă e un clișeu, îndemnul „lead by example” rămâne valid întotdeauna. Dacă eşti un leader entuziast, muncitor, organizat şi dedicat proiectului tău, îi vei inspira şi pe membrii echipei tale să îţi urmeze exemplul şi le vei arăta că au un leader pe care pot conta!

 *****

Dacă și tu te confrunți cu blocaje în viața personală sau în carieră, nu sta pe gînduri și solicită o sesiune de coaching. Te va ajuta să-ți clarifici și să-ți rezolvi problema mult mai rapid, economisind astfel timp și energie.

Programează o întâlnire chiar acum, acționând butonul Contact, aflat în partea dreapta-jos a ecranului. E-atât de simplu! Încearcă și te vei convinge.

Lasă un comentariu


  • Abonează-te la newsletter

  • Cautare în site:

  • Contact:

    S.C. SMART STAFF CONSULTING S.R.L. Str. Luceafarului, nr. 6/39 400343 Cluj-Napoca, jud. Cluj Mobil: 0744/646187 e-mail: office@smartstaff.ro
  • Arhiva